Scan2Email (Stand: 16.12.2024 - bei Änderung Datum aktualisieren)

Derzeit wird Scan2Email über eine Google Workspace E-Mail-Adresse verwendet:

Dabei verbindet sich der jeweilige Drucker via SMTP-Protokoll mit dem Gmail SMTP-Server „smtp.gmail.com“ an Port 465 und authentifiziert sich mit einem sog. „app password“ und der oben genannten E-Mail-Adresse (da diese als Absender fungiert).
Da Google keine normale Benutzername+Passwort-Anmeldung für Drittanbieter-Programme und -Geräte mehr erlaubt, kann eine „normale“ Authentifizierung am Gmail SMTP-Server (mit der E-Mail und dem Postfachpasswort) dementsprechend nicht mehr stattfinden.
Laut „https://support.google.com/a/answer/176600?hl=en“ gibt es nur 3 Optionen:

1. Einrichtung eines SMTP-Relays (erlaubt das Versenden und Weiterleiten von E-Mails von allen Programmen und Geräten einer IP-Adresse/eines Adressbereichs)
2. Nutzung des „smtp.gmail.com“ SMTP-Servers. Allerdings nur über „Sign in with Google / OAuth“.
3. Nutzung des „aspmx.l.google.com“ „restricted“ SMTP-Servers. Bietet allerdings keine Verschlüsselung.

Derzeit wird Option 2 verwendet. Allerdings können die Toshiba-MFP kein OAuth und diese Option wäre dementsprechend eigentlich nicht verfügbar. Was in oben genanntem Supportartikel von Google jedoch nur in einem Nebensatz erwähnt wird, ist die Möglichkeit ein sog. „app password“ einzurichten. Ein „app password“ ist ein vom normalen Postfachpasswort unabhängiges Passwort, dass für die „normale“ Benutzername+Passwort-Anmeldung am SMTP-Server verwendet werden kann. Dies wird benötigt, damit das normale Postfachpasswort nicht von übelwollenden Entitäten aus dem Programm oder Gerät extrahiert werden kann. Das „app password“ erlaubt nur eingeschränkte Funktionalität. Allerdings kann man die „app password“-Funktion nur verwenden, wenn man 2-Faktor-Authentifizierung (2FA) im Gmail-Postfach eingerichtet hat (dies soll zusätzliche Sicherheit erzeugen, falls das Postfach doch jemals geknackt wird).

Man muss auf die Accountverwaltungswebsite (nicht die Mailabrufwebseite) der E-Mail-Adresse gehen (https://myaccount.google.com), sich einloggen und dann links unter Sicherheit auf die Sicherheitswebseite gehen. Dort muss man die 2-Faktor-Authentifizierung aktivieren und eine Handynummer angeben, mit der dann der zweite Faktor (SMS mit Einmalcodes) erhalten werden kann. Ist dies erfolgreich geschehen, sollte dann die 2FA als aktiviert auf der Sicherheitsseite angezeigt werden:

Anschließend drückt man dort drauf, scrollt im nächsten Fenster nach ganz unten zu „App-Passwörter“ und drückt dort ebenso drauf:

Dort kann man schlußendlich dann ein App-Passwort erzeugen. WICHTIG: Das App-Passwort wird nur einmalig angezeigt und kann danach nicht wieder abgerufen werden und sollte daher sofort in einen Passwortsafe o.ä. notiert werden. Wenn man dies vergisst, kann man sich allerdings auch einfach ein neues erstellen lassen und das alte löschen.

Man geht auf die Weboberfläche des zu konfigurierenden Druckers, indem man die IP-Adresse in den Browser eingibt und „Enter“-Drückt. Dort drückt man ganz rechts oben auf den „Anmelden“-Schriftzug und meldet sich an (wie man an die Login-Daten kommt, siehe bitte oben):

Ist man erfolgreich angemeldet, klickt man auf den „Administrations“-Reiter…

…dann auf die Unterkategorie „Setup“…

…und schlußendlich auf den Menüpunkt „E-Mail“:

Als erstes muss die „SMTP-Client“-EInstellung wie folgt konfiguriert werden:

Wobei NICHT das Kennwort der E-Mail-Adresse selbst, sondern das zuvor generierte „App-Passwort“ in das Kennwort feld kommt. Der Benutzername ist einfach die E-Mail-Adresse.

Schlußendlich konfiguriert man die „Allgemeinen Einstellungen“ noch nach belieben, z.B.:

Am Ende nicht vergessen, den jeweiligen Speicherknopf zu drücken, damit die gemachten Änderungen auch nicht verloren gehen!

Damit sich später dann Kollegen selbstständig als „Ziel“ eines Scans ins Adressbuch des Druckers eintragen können, muss noch unter Administration > Setup > Allgemein folgendes eingestellt werden:

Siehe angehängte Datei "Anleitung_scan2email.pdf"